Dữ liệu của bạn khi ngừng thuê bao phần mềm bán hàng: giữ bao lâu, tải về thế nào
Nhiều chủ cửa hàng chỉ đọc điều khoản dữ liệu vào ngày muốn chuyển đi, và lúc đó thường đã muộn. Bài này nói rõ chuyện gì xảy ra sau khi hết hạn và cần làm gì trước khi rời đi.
Đăng ngày 7 phút đọc
Mục lục
Khi ngừng thuê bao, dữ liệu bán hàng của bạn thường được giữ thêm một thời gian rồi bị khoá hoặc xoá, và thời gian đó khác nhau tuỳ nhà cung cấp. Ở PosYoo, cửa hàng hết hạn vẫn bán tiếp vài ngày, sau đó chuyển sang chế độ chỉ xem để bạn tải toàn bộ database và xuất Excel, rồi mới tới bước tạm ngừng và xoá. Dù dùng phần mềm nào, việc an toàn nhất là tự xuất dữ liệu trước ngày hết hạn, không chờ tới lúc cần.
Chuyện gì thường xảy ra khi ngừng trả tiền?
Thông thường, tài khoản bị khoá trước, dữ liệu bị xoá sau, và quyền xuất dữ liệu trong khoảng giữa tuỳ vào điều khoản của từng bên. Theo tìm hiểu của chúng tôi từ điều khoản công bố, tháng 10/2026:
- Có nhà cung cấp lớn mà điều khoản sử dụng không có mục riêng nói về việc xuất dữ liệu hay xử lý dữ liệu sau khi hết hạn.
- Sapo nêu thời gian giữ dữ liệu 6 tháng sau khi khách ngừng sử dụng.
Phàn nàn hay gặp của chủ cửa hàng là cảm giác "ngừng trả tiền là mất sổ sách". Đây không hẳn là lỗi của nhà cung cấp; nhiều khi điều khoản có ghi, chỉ là chủ cửa hàng chưa đọc. Điều quan trọng là bạn biết trước ba mốc: bao giờ bị khoá, trong lúc bị khoá còn tải được gì, và bao giờ dữ liệu bị xoá hẳn.
Cũng nói cho công bằng: rời một phần mềm thuê bao lớn không phải lúc nào cũng là lựa chọn đúng. Nhiều phần mềm đã có sẵn hoá đơn điện tử, bán trên sàn thương mại điện tử và kết nối đơn vị vận chuyển, những thứ PosYoo đang phát triển. Hãy cân nhắc tính năng bạn cần trước, rồi mới tới chuyện dữ liệu.
PosYoo xử lý thế nào khi hết hạn?
PosYoo chia thời gian sau hạn thành bốn giai đoạn, mỗi giai đoạn nói rõ bạn làm được gì với dữ liệu.
| Thời điểm sau hạn | Cửa hàng | Dữ liệu |
|---|---|---|
| Ngày 1 tới 5 | Bán bình thường, có nhắc | Như cũ |
| Tới ngày 15 | Chỉ xem | Xem, xuất Excel, tải hết |
| Ngày 15 tới 60 | Tạm ngừng | Gia hạn là chạy lại |
| Sau ngày 60 | Đã xoá | Bản sao cuối giữ 30 ngày |
Trước ngày hết hạn
Hệ thống gửi email nhắc trước hạn 7 ngày, 3 ngày, 1 ngày và đúng ngày hết hạn. Gia hạn trong thời gian này thì không có gì gián đoạn.
Những ngày đầu sau hạn: vẫn bán bình thường
Trong 5 ngày đầu sau hạn, cửa hàng vẫn bán, nhập hàng và thu tiền như mọi ngày, chỉ kèm lời nhắc gia hạn. Khoảng đệm này để một lần quên chuyển khoản không làm quầy hàng đứng lại.
Tiếp theo: chế độ chỉ xem
Sau đó, cửa hàng chuyển sang chế độ chỉ xem cho tới ngày thứ 15 sau hạn. Bạn vẫn đăng nhập, xem đơn hàng, công nợ, tồn kho, xuất Excel từng báo cáo và tải toàn bộ database. Không bán được đơn mới, nhưng dữ liệu là của bạn, không bị giữ làm con tin.
Sau giai đoạn chỉ xem: tạm ngừng
Từ ngày 15 tới ngày 60 sau hạn, cửa hàng tắt hẳn. Dữ liệu vẫn còn nguyên trên máy chủ: gia hạn là cửa hàng chạy lại đúng như trước. Nếu không gia hạn mà cần dữ liệu, liên hệ hỗ trợ.
Mốc cuối: xoá dữ liệu
Sau ngày 60, dữ liệu cửa hàng bị xoá. Trước khi xoá, hệ thống tạo một bản sao lưu cuối cùng và giữ thêm 30 ngày, như một lưới an toàn cho trường hợp bạn đổi ý muộn.
Còn tài khoản dùng thử thì sao?
Hết 7 ngày dùng thử, cửa hàng được xem thêm 7 ngày ở chế độ chỉ xem, và dữ liệu bị xoá sau 30 ngày kể từ khi hết dùng thử. Nếu bạn đã nhập dữ liệu thật trong lúc thử, hãy tải về hoặc chuyển sang chính thức trước mốc đó. Cách gia hạn và đổi gói có ở hướng dẫn gia hạn, nâng cấp.
Tải toàn bộ dữ liệu về như thế nào?
Bạn tải được bất cứ lúc nào, không cần chờ tới lúc ngừng dùng, theo hai cách.
- Toàn bộ database: vào Cài đặt → Dữ liệu và tải file .db. Đây là bản đầy đủ nhất, chứa mọi đơn hàng, hàng hoá, khách hàng, công nợ, sổ quỹ và cài đặt. File này hợp để lưu trữ lâu dài hoặc nhờ người làm kỹ thuật chuyển sang hệ thống khác.
- Excel từng báo cáo: mỗi báo cáo có nút xuất Excel. Đây là bản dễ đọc nhất, mở bằng Excel là xem và cộng trừ được ngay, hợp để gửi kế toán hoặc nhập vào phần mềm mới.
Nếu dùng gói sao lưu Plus hoặc Pro, bạn còn tải được bản sao lưu về máy từ trang quản lý my.posyoo.com. Xem thêm bài sao lưu dữ liệu bán hàng để biết nên giữ các bản tải về ở đâu.
Checklist trước khi rời bất kỳ nhà cung cấp nào
Danh sách này dùng được cho mọi phần mềm, kể cả PosYoo. Nên làm trước ngày hết hạn ít nhất hai tuần.
- Đọc lại điều khoản về thời gian giữ dữ liệu và thời gian chỉ xem. Ghi ra lịch ba mốc: khoá, chỉ xem, xoá.
- Xuất danh mục hàng hoá kèm mã vạch, giá lẻ, giá sỉ, đơn vị tính, tồn kho hiện tại theo từng kho.
- Xuất khách hàng và nhà cung cấp kèm số điện thoại, mã số thuế và công nợ hiện tại.
- Chốt công nợ. So tổng công nợ trong file với con số trên màn hình; lệch một đồng là dấu hiệu file thiếu dữ liệu.
- Xuất lịch sử hoá đơn, phiếu nhập và sổ quỹ theo từng năm, để còn đối chiếu với kế toán và thuế.
- Tải ảnh sản phẩm nếu phần mềm cho tải riêng.
- Chụp lại các thiết lập khó làm lại: mẫu hoá đơn, bảng giá, phân quyền nhân viên.
- Mở thử từng file sau khi tải. File tải hỏng thì phát hiện lúc còn tài khoản mới sửa được.
- Cất ở hai nơi: máy tính và một ổ cứng rời hoặc dịch vụ lưu trữ của riêng bạn.
- Thu hồi quyền truy cập: đổi mật khẩu, khoá tài khoản nhân viên đã nghỉ.
Nếu bạn chuyển sang PosYoo, mục Cài đặt → Dữ liệu → "Nhập dữ liệu (Excel, KiotViet)" nhận file Excel theo mẫu và tự nhận diện các file xuất từ KiotViet: hàng hoá, khách hàng, nhà cung cấp, hoá đơn, chi tiết nhập hàng. Có chạy thử để xem trước kết quả trước khi ghi. Chi tiết ở hướng dẫn nhập dữ liệu.
Chọn nhà cung cấp mà bạn rời đi được
Một phần mềm tốt là phần mềm bạn rời đi được mà không mất gì. Trước khi chọn, hãy hỏi thẳng ba mốc khoá, chỉ xem, xoá, và thử tải dữ liệu ngay trong tuần đầu dùng. Bạn có thể kiểm tra điều đó với PosYoo: đăng ký dùng thử miễn phí 7 ngày, nhập vài mặt hàng rồi vào Cài đặt → Dữ liệu tải database về xem. Điều khoản đầy đủ nằm ở trang điều khoản sử dụng.
Hỏi nhanh
Hết hạn PosYoo rồi có tải được dữ liệu không?
Có. Sau thời gian gia hạn mềm, cửa hàng chuyển sang chế độ chỉ xem: vẫn đăng nhập, xem, xuất Excel và tải toàn bộ database. Dữ liệu là của bạn, không bị giữ làm con tin.
Sau khi xoá dữ liệu còn cách nào lấy lại không?
Trước khi xoá, hệ thống tạo một bản sao lưu cuối cùng và giữ thêm 30 ngày. Trong thời gian đó, liên hệ hỗ trợ nếu bạn cần lấy lại dữ liệu.
Trước khi rời một phần mềm bán hàng nên xuất những gì?
Tối thiểu là hàng hoá kèm tồn kho, khách hàng và nhà cung cấp kèm công nợ, lịch sử hoá đơn, phiếu nhập và sổ quỹ. Nên xuất ra Excel và kiểm tra con số tổng trước khi tài khoản cũ bị khoá.