Sao lưu dữ liệu bán hàng: quy tắc 3-2-1, câu hỏi cho nhà cung cấp và checklist

Sao lưu dữ liệu bán hàng đúng cách nghĩa là luôn có ít nhất một bản sao còn dùng được, nằm ở nơi khác, và đã từng được thử khôi phục. Chỉ "có sao lưu" thôi là chưa đủ: bản sao phải được mã hoá, nằm ngoài máy chủ đang chạy, đủ cũ để quay về trước lúc sự cố xảy ra, và phải có người biết cách khôi phục. Bài này giải thích quy tắc 3-2-1 bằng lời thường, những câu nên hỏi nhà cung cấp và một checklist để bạn tự làm.

Quy tắc 3-2-1 là gì?

Quy tắc 3-2-1 là giữ 3 bản dữ liệu, ở 2 nơi lưu khác nhau, trong đó có 1 bản ở xa nơi đang chạy. Áp vào một cửa hàng, nó trông như sau:

• Bản thứ nhất là dữ liệu đang chạy trên máy chủ, nơi nhân viên bán hàng mỗi ngày.
• Bản thứ hai là bản sao lưu tự động, nằm trên một hệ thống lưu trữ khác, không chung ổ đĩa với máy chủ.
• Bản thứ ba là bản bạn tự tải về và cất ở chỗ của mình: máy tính văn phòng, ổ cứng rời hoặc dịch vụ lưu trữ cá nhân.

Ý tưởng rất đơn giản: không có sự cố nào cùng lúc phá được cả ba nơi. Ổ đĩa máy chủ hỏng thì còn bản sao lưu; nhà cung cấp gặp sự cố thì còn bản trong tay bạn.

Chuyện gì có thể làm mất dữ liệu?

Phần lớn sự cố mất dữ liệu đến từ những việc rất đời thường, không phải từ tin tặc.

• Xoá nhầm, sửa nhầm. Nhân viên xoá một danh mục, hoặc nhập một file Excel sai cột làm đè giá bán của hàng trăm mặt hàng.
• Hỏng phần cứng. Ổ đĩa nào cũng có ngày hỏng, chỉ là không biết ngày nào.
• Lộ mật khẩu. Một tài khoản dùng chung bị người cũ mang đi, rồi dữ liệu bị sửa mà không ai biết.
• Mã độc trên máy tính ở quầy. Nếu dữ liệu nằm trên chính máy tính đó, mã độc tống tiền có thể khoá luôn cả sổ sách.
• Lỗi phát hiện muộn. Sai từ tuần trước, hôm nay mới thấy. Lúc đó bản sao mới nhất cũng đã chứa lỗi, nên bạn cần một bản cũ hơn.
• Ngừng dịch vụ. Bạn ngừng thuê, hoặc nhà cung cấp thay đổi chính sách. Chuyện này có bài riêng: dữ liệu của bạn khi ngừng thuê bao.

Nên hỏi nhà cung cấp phần mềm những gì?

Hãy hỏi đủ bảy câu dưới đây; câu trả lời mơ hồ là tín hiệu cần cẩn thận.

1. Bao lâu sao lưu một lần? Câu này cho biết bạn có thể mất tối đa bao nhiêu giờ dữ liệu.
2. Giữ bao lâu, mấy bản? Chỉ giữ vài bản gần nhất thì không cứu được lỗi phát hiện muộn.
3. Có mã hoá không, mỗi cửa hàng một khoá riêng không?
4. Lưu ở đâu? Bản sao có nằm ngoài máy chủ đang chạy không, có bản ở vùng địa lý khác không.
5. Có thử khôi phục định kỳ không? Bản sao chưa từng được thử khôi phục là bản sao chưa được kiểm chứng.
6. Ai được khôi phục, mất bao lâu? Bạn tự làm được hay phải chờ hỗ trợ, và khôi phục có ghi đè dữ liệu hiện tại không.
7. Tôi tự tải bản sao về được không? Đây là điều kiện để có bản thứ ba trong quy tắc 3-2-1.

PosYoo sao lưu như thế nào?

Mọi cửa hàng PosYoo đều có sao lưu Cơ bản miễn phí; gói Plus và Pro thêm thời gian lưu, tần suất và quyền tự khôi phục.

Sao lưu Cơ bản miễn phí, Plus là 29.000đ mỗi tháng, Pro là 59.000đ mỗi tháng. Trả trước 3, 6 hoặc 12 tháng thì phần sao lưu cũng được giảm như tiền thuê máy chủ. Xem đủ chi tiết ở trang sao lưu.

Mã hoá và nơi lưu

Mỗi bản sao được mã hoá bằng AES-256-GCM với khoá riêng của từng cửa hàng; khoá đó lại được mã hoá bằng khoá chủ của hệ thống. Chỉ cần sửa một byte trong bản sao là giải mã thất bại, thay vì âm thầm khôi phục ra dữ liệu hỏng. Bản sao gồm database, ảnh đã tải lên và icon app, và được tạo ngay khi cửa hàng vẫn đang bán, không phải dừng.

Bản sao nằm ở kho lưu trữ đối tượng DigitalOcean Spaces vùng Singapore, tách khỏi máy chủ của cửa hàng. Gói Pro lưu thêm ở một vùng địa lý thứ hai, và mỗi tuần tự kiểm tra khôi phục: giải mã bản mới nhất, kiểm tra toàn vẹn database, đếm số bảng và số đơn hàng.

Khôi phục diễn ra thế nào?

Khôi phục đi qua nhiều bước kiểm tra để một sự cố không biến thành hai. Hệ thống tải bản sao, giải mã, kiểm tra toàn vẹn database, rồi tự sao lưu bản hiện tại trước khi đổi để bạn quay lại được. Sau đó cửa hàng tạm dừng, dữ liệu được thay, dữ liệu cũ còn giữ thêm 7 ngày trên máy chủ, và cửa hàng chỉ chạy lại sau khi qua kiểm tra sức khoẻ. Chủ cửa hàng phải gõ lại tên cửa hàng để xác nhận, nên không ai bấm nhầm. Bản sao lưu thủ công và bản tạo trước khi khôi phục được giữ 30 ngày.

Một lưu ý thực tế: khôi phục đưa cửa hàng về đúng thời điểm của bản sao, nên các đơn phát sinh sau thời điểm đó cần được ghi lại. Hãy chọn lúc vắng khách. Các bước chi tiết có ở hướng dẫn sao lưu và khôi phục.

Gói nào hợp với cửa hàng nào?

Cửa hàng nhỏ, ít đơn mỗi ngày thường chỉ cần gói Cơ bản cộng thói quen tự tải bản sao mỗi tuần. Chọn Plus khi bạn muốn tự khôi phục lúc nửa đêm mà không chờ ai, và cần quay về bất kỳ ngày nào trong 30 ngày qua. Chọn Pro khi mỗi ngày có nhiều đơn, mất sáu giờ dữ liệu đã là quá nhiều, hoặc bạn muốn có bản lưu theo tháng cho cả năm.

Checklist sao lưu cho chủ cửa hàng

• Biết rõ gói sao lưu đang dùng: bao lâu một lần, giữ bao lâu, ai khôi phục.
• Mỗi tuần tải toàn bộ database (file .db) trong Cài đặt → Dữ liệu, cất ở hai chỗ khác nhau của bạn.
• Cuối tháng xuất Excel các báo cáo chính: doanh thu, công nợ, tồn kho, sổ quỹ.
• Trước việc lớn như nhập file hàng loạt, đổi giá hàng loạt hay kiểm kho, tải một bản database về trước.
• Mỗi nhân viên một tài khoản, đúng quyền; chỉ người cần mới được vào trang Cài đặt.
• Thỉnh thoảng mở thử file đã tải để chắc chắn nó dùng được.
• Lưu sẵn số hỗ trợ 0797 982 111 ở chỗ dễ thấy, không chỉ trong điện thoại của chủ.

Dữ liệu bán hàng là thứ duy nhất trong cửa hàng không mua lại được. Nếu muốn thử cách PosYoo sao lưu và tự tải database về, hãy đăng ký dùng thử miễn phí 7 ngày, hoặc liên hệ để được tư vấn gói phù hợp.