Hướng dẫn
Nhập dữ liệu từ Excel hoặc KiotViet
Mang danh mục, hàng hoá, khách hàng và nhà cung cấp sang PosYoo một lần, không phải gõ lại.
Khoảng 20 phút 6 bước Cập nhật lần cuối:
Bạn nhập dữ liệu trong Cài đặt → Dữ liệu → Nhập dữ liệu (Excel, KiotViet). Đang dùng KiotViet thì tải thẳng file xuất từ KiotViet lên, hệ thống tự nhận loại file và cho chạy thử trước khi ghi. Dùng sổ sách hoặc phần mềm khác thì điền vào file mẫu Excel của PosYoo.
Bạn cần chuẩn bị
- Tài khoản chủ cửa hàng hoặc quản lý.
- File xuất từ KiotViet (.xlsx), hoặc dữ liệu cũ trong Excel để chép sang file mẫu.
- File Excel (.xlsx) hoặc CSV mã hoá UTF-8. File KiotViet và file hàng hoá tối đa 20MB, các file mẫu khác tối đa 5MB.
Các loại dữ liệu nhập được
| Loại | Gồm những gì |
|---|---|
| Danh mục | Tên, danh mục cha |
| Hàng hoá | Mã vạch, giá lẻ/sỉ, thuế GTGT, tồn đầu theo kho, đơn vị quy đổi, IMEI, bảo hành |
| Khách hàng | Tên, SĐT, địa chỉ, công nợ đầu kỳ |
| Nhà cung cấp | Tên, SĐT, địa chỉ, công nợ đầu kỳ |
| Tồn đầu kỳ | Kho, mã hàng, số lượng, giá nhập |
| Sổ quỹ | Ngày, thu hay chi, số tiền, quỹ |
Từ KiotViet, hệ thống nhận diện năm loại file: Hàng hoá, Khách hàng, Nhà cung cấp, Hoá đơn, Chi tiết nhập hàng.
Các bước
Bước 1: Mở mục nhập dữ liệu
Trong cửa hàng, vào Cài đặt → Dữ liệu → Nhập dữ liệu (Excel, KiotViet). Phía trên là khung Nhập từ KiotViet, phía dưới là các loại dữ liệu theo file mẫu.
Bước 2: Chuẩn bị file
Từ KiotViet: vào Hàng hoá → Xuất file; Đối tác → Khách hàng hoặc Nhà cung cấp → Xuất file; Giao dịch → Hoá đơn → Xuất file; Giao dịch → Nhập hàng → Xuất file chi tiết. Giữ nguyên file, không cần sửa cột.
Dùng file mẫu: ở từng loại dữ liệu, bấm Tải file mẫu Excel (hàng hoá) hoặc Tải template (các loại khác), điền dữ liệu theo đúng cột.
Bước 3: Tải file KiotViet lên để kiểm tra thử
Ở khung Nhập từ KiotViet, bấm Chọn file, chọn được nhiều file cùng lúc. Mỗi file được nhận diện loại và kiểm tra thử ngay, chưa ghi gì vào cửa hàng.
Bước 4: Nhập thật
Xem kết quả kiểm tra thử: số dòng sẽ tạo, cập nhật, bỏ qua và các cảnh báo. Thấy ổn thì bấm Nhập ở từng file, hoặc Nhập tất cả để hệ thống tự nhập theo thứ tự đúng: hàng hoá, khách hàng, nhà cung cấp trước, hoá đơn và phiếu nhập sau.
Bước 5: Nhập theo file mẫu
Ở loại dữ liệu cần nhập, bấm Chọn file Excel / CSV. Khác với file KiotViet, file mẫu được nhập ngay khi chọn, không có bước chạy thử. Với hàng hoá, chọn trước cách xử lý hàng đã có: Bỏ qua, hoặc Cập nhật thông tin & giá (giữ nguyên tồn).
Bước 6: Kiểm tra kết quả
Sau mỗi lần nhập, bạn thấy tổng số dòng, số dòng thành công, số dòng bỏ qua và nút xem các dòng lỗi kèm lý do. Sửa các dòng đó trong file rồi nhập lại riêng phần lỗi.
Mẹo để nhập một lần là xong
- Nhập danh mục trước hàng hoá, để hàng hoá vào đúng danh mục ngay.
- Kiểm tra mã hàng trùng trong file trước khi nhập: hai dòng cùng mã được coi là một mặt hàng, dòng sau không tạo hàng mới.
- Thử với vài dòng trước khi nhập file mẫu lớn, vì file mẫu không có bước chạy thử.
- Hệ thống chỉ thêm mới, không xoá dữ liệu cũ, nên tốt nhất nhập một lần khi mới bắt đầu.
Tiếp theo
Hỏi nhanh
Nhập hai lần cùng một file có bị trùng dữ liệu không?
Với file KiotViet thì không, chạy lại cùng file không tạo trùng. Với file mẫu, mã hàng hoặc số điện thoại đã có sẽ bị bỏ qua; riêng hàng hoá bạn có thể chọn cập nhật thông tin và giá.
Nhập hoá đơn cũ từ KiotViet có làm sai tồn kho, sổ quỹ không?
Không. Hoá đơn và phiếu nhập từ KiotViet được lưu làm lịch sử, không cộng trừ kho, không ghi sổ quỹ; công nợ lấy theo file Khách hàng và Nhà cung cấp.
Ai được nhập dữ liệu?
Chủ cửa hàng và người có vai trò quản lý.