Phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng: thiết lập từ đơn vị tính tới công nợ đại lý

Phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng cần làm tốt bốn việc: hiểu nhiều đơn vị tính cho cùng một mặt hàng, theo dõi tồn ở nhiều kho bãi, giữ đúng giá cho từng loại khách và ghi công nợ đại lý không sót đồng nào. Bản Vật liệu xây dựng của PosYoo được lắp sẵn đúng các phần đó ngay khi bạn chọn ngành lúc đăng ký. Bài này đi qua từng vấn đề thực tế và cách thiết lập tương ứng, kể cả những chỗ phần mềm chưa làm thay bạn.

Cửa hàng vật liệu xây dựng khó quản lý ở đâu?

Cửa hàng vật liệu khó quản lý vì một mặt hàng có nhiều cách đo, hàng nằm ở nhiều nơi, giá đổi theo khách và tiền thường thu sau. Cụ thể:

• Gạch đếm theo viên nhưng khách hỏi theo m², xi măng nhập theo tấn nhưng bán lẻ theo bao, thép tính theo cây hoặc theo kg, tôn tính theo mét.
• Một mã hàng có nhiều quy cách: gạch 60×60 và 80×80, thép phi 10 và phi 12, sơn thùng 5 lít và 18 lít.
• Hàng nằm ở cửa hàng, ở bãi cát đá, ở kho thuê ngoài; nhân viên phải biết bãi nào còn bao nhiêu.
• Giá cho khách lẻ, cho thợ, cho đại lý và cho công ty khác nhau.
• Mỗi chuyến giao có tiền xe, tiền bốc xếp tính riêng.
• Đại lý và chủ công trình nợ gối đầu, trả theo đợt.

Thiết lập hàng hoá: quy cách và đơn vị quy đổi

Quy cách thay vì hàng chục mã rời

Thay vì tạo "Gạch 60×60", "Gạch 80×80" thành các mã rời, bạn tạo một mặt hàng có nhiều quy cách. Mỗi quy cách có mã, giá và tồn kho riêng; tồn của mặt hàng là tổng các quy cách. Trên màn hình bán hàng, chọn mặt hàng xong sẽ hiện bảng chọn quy cách kèm số tồn của từng loại.

Đơn vị gốc và đơn vị quy đổi

Mỗi mặt hàng có một đơn vị gốc, nên chọn đơn vị bạn bán lẻ nhiều nhất: bao, viên, cây, m². Sau đó khai thêm một đơn vị quy đổi kèm hệ số và giá riêng, ví dụ 1 tấn = 20 bao hoặc 1 thùng = 4 viên. Phiếu nhập hàng và phiếu kiểm kho hiểu cả hai đơn vị, nên bạn nhập 10 tấn xi măng mà tồn kho tự ghi thành 200 bao.

Số lượng trên đơn không bắt buộc là số nguyên, nên mặt hàng có đơn vị gốc là m² hay mét vẫn bán được số lẻ như 12,5.

Đưa dữ liệu cũ vào

Danh sách hàng hoá đang nằm trong Excel hoặc trong phần mềm cũ thì nhập một lần trong Cài đặt → Dữ liệu → "Nhập dữ liệu (Excel, KiotViet)". Mẫu Excel nhận mã vạch, giá lẻ và giá sỉ, tồn đầu theo kho, đơn vị quy đổi. File xuất từ KiotViet được tự nhận diện, và có chạy thử để xem trước kết quả mà chưa ghi gì. Xem hướng dẫn nhập dữ liệu.

Giá lẻ, giá sỉ và giá cho khách quen

Mỗi mặt hàng, và từng quy cách, lưu được ba bậc giá: giá lẻ, giá sỉ và giá công ty. Giá sỉ bật sẵn, giá công ty bật thêm trong cài đặt Hàng hoá khi bạn cần. Bảng giá nhờ vậy nằm trong phần mềm thay vì trong cuốn sổ của chủ.

Vật liệu xây dựng còn có chuyện mỗi khách quen một giá. Bật tuỳ chọn nhớ giá theo khách thì khi chọn khách trên đơn, các dòng hàng tự về giá lần trước khách đó mua. Giá nhân viên vừa sửa tay và hàng đang khuyến mãi thì giữ nguyên. Khuyến mãi theo nhóm hàng và mã giảm giá cũng có sẵn khi bạn chạy chương trình.

Phụ thu tiền xe và bốc xếp

Tiền xe nên nằm trên đơn để khách thấy rõ và sổ sách khớp. Màn hình bán hàng có ô Phụ thu: nhập số tiền và ghi chú, ví dụ "Tiền xe 5 tấn, giao Quận 7". Khoản này được cộng vào tổng đơn sau mọi khoản giảm giá. Nếu tiền xe phát sinh ở chiều nhập hàng, chi phí nhập được tính vào giá vốn, nên lợi nhuận báo cáo không bị đẹp hơn thực tế.

Nhiều kho, nhiều bãi

Bật tồn theo kho trong phần cài đặt Kho hàng thì tồn hiện có dồn vào kho mặc định, và từ đó mỗi bãi có tồn riêng theo từng quy cách. Tổng tồn các kho luôn bằng tồn tổng.

• Kho xuất hàng chọn ngay trên đơn bán, phiếu nhập dùng kho nhập; nhân viên ở bãi nào thì mặc định làm việc với kho đó.
• Chuyển kho giữa cửa hàng và bãi bằng phiếu chuyển kho, tồn hai bên tự cập nhật.
• Kiểm kho theo từng kho hoặc theo danh mục, nhập số đếm từ Excel, rồi cân bằng kho.

Cửa hàng chỉ có một kho thì để công tắc tắt, phần mềm chạy như không có khái niệm kho.

Đặt cọc và giao hàng nhiều đợt

Khách đặt hàng trước cho công trình thì lập đơn đặt trước: số lượng, đơn giá tạm tính, ngày hẹn lấy, ghi chú yêu cầu riêng và tiền cọc nếu có. Tới ngày giao, chốt đơn đặt trước sang đơn bán; tiền cọc được cấn trừ để sổ quỹ không cộng hai lần.

Phần mềm chưa có màn hình riêng theo dõi một đơn giao làm nhiều chuyến. Cách làm thực tế là mỗi chuyến xe lập một đơn bán cho cùng khách, ghi chú tên công trình và đợt giao. Công nợ vẫn cộng dồn đúng theo khách. Kết nối với đơn vị vận chuyển hiện chưa có; phần lớn cửa hàng vật liệu tự giao bằng xe của mình nên điều này ít ảnh hưởng.

Công nợ đại lý và công trình

Đơn bán thu một phần thì phần còn lại tự thành công nợ của khách. Sổ công nợ ghi đủ hai vế: giá trị đơn bán ghi tăng nợ, tiền khách trả ngay ghi giảm nợ, nên khi đối chiếu với đại lý từng dòng đều khớp với chứng từ. Hoá đơn in ra có dòng nợ cũ để khách thấy tổng phải trả. Báo cáo công nợ xuất Excel có trang tổng hợp và trang chi tiết từng khách.

Với chủ công trình, nên tạo mỗi công trình thành một khách riêng, ví dụ "Anh Minh, nhà Quận 7", để công nợ không lẫn giữa các công trình của cùng một người. Nếu bạn bán chủ yếu theo dự án, có báo giá và thu tiền theo lịch nhiều đợt, hãy xem thêm ngành Bán buôn B2B, dự án.

Phân quyền giúp giữ số liệu nhạy cảm: thu ngân bán hàng bình thường nhưng không thấy giá vốn, lợi nhuận hay công nợ nếu bạn không cấp quyền.

Hoa hồng nhân viên, trả hàng và hoá đơn

• Hoa hồng tính theo phần trăm hoặc số tiền, cho cả đơn hoặc từng sản phẩm. Đơn còn nợ thì hoa hồng có thể treo lại tới khi thu đủ tiền, hợp với nhân viên kinh doanh mang đại lý về.
• Trả hàng khi công trình dư gạch, dư thép: hàng tự nhập lại kho, hoàn tiền theo quỹ tiền mặt hoặc tài khoản.
• Hoá đơn có mẫu riêng cho từng khổ giấy: K80 cho máy in nhiệt ở quầy, A5 hoặc A4 cho phiếu giao hàng. Mẫu cho khách công ty có mã số thuế hai bên, mã hàng từng dòng và ô ký.
• Báo cáo xuất Excel được: doanh thu, tồn kho, lịch sử nhập xuất, công nợ khách và nhà cung cấp, sổ quỹ.

Hoá đơn điện tử hiện chưa có trong PosYoo, đang được phát triển. Nếu cửa hàng bạn bắt buộc phải xuất hoá đơn điện tử ngay trong phần mềm bán hàng, hãy cân nhắc điều này trước khi chuyển.

Bắt đầu từ đâu?

Bắt đầu bằng việc chọn ngành Vật liệu xây dựng khi đăng ký, các phần trên đã được lắp sẵn. Sau đó làm theo thứ tự: nhập danh sách hàng hoá kèm quy cách và đơn vị quy đổi, tạo các kho bãi, nhập tồn đầu, tạo danh sách khách đại lý, rồi bán thử vài đơn có phụ thu và in thử hoá đơn. Các bước nằm ở hướng dẫn bắt đầu, còn danh sách tính năng của ngành ở trang vật liệu xây dựng.

Muốn tự tay thử với hàng hoá của cửa hàng mình, hãy đăng ký dùng thử miễn phí 7 ngày, không cần thẻ.